Главный специалист-эксперт / Секретарь

Описание

Высшее образование. Не менее трех лет стажа работы по специальности. Ответственность, пунктуальность аналитический склад ума, внимательность, работа с большим объемом информации в режиме многозадачности, грамотная устная и письменная речь. Уверенный пользователь ПК: MS Office (Excel, Word, Power Point). Умение работать в системе делопроизводств.

Требования

Условия: Работа в офисе Госорганизации. График работы с 9-00 до 18-00, в пятницу с 9-00 до 16-45. Официальная заработная плата без задержек. Отпуск 38 дней. Оплачиваемый больничный. Система надбавок и премирования. Оплачиваемое повышение квалификации. Бесплатный спортивный зал и бассейн. Столовая с демократичными ценами.

Обязанности

Принимать поступающую на рассмотрение в Департамент сопровождения информационных систем корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым руководителем Департамента решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Готовить входящие документы для рассмотрения руководителем. Организовывать доставку документов исполнителям в Департаменте, в том числе по системе электронного документооборота. Обеспечивать телефонные переговоры руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание. Информировать руководителя о регламенте намеченных мероприятий. Предупреждать о приближении времени запланированных мероприятий. Вести учет поступающих в приемную руководителя телефонных звонков. Готовить проект командировочного задания руководителя. Обеспечивать заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя. Оформлять программу поездки, уточнять особенности протокола планируемых мероприятий. Готовить документы к поездке руководителя. Уточнять информацию о программе командировки. Организовывать поездки руководителя на мероприятия в пределах своей компетенции. Обрабатывать материалы командировки, оформлять отчет о командировке. Обеспечивать работу приемной во время отсутствия руководителя. Вести учет посетителей руководителя и оформлять пропуска для посетителей в здание Фонда. Организовывать прием посетителей руководителя. Принимать меры по сохранению информации ограниченного использования в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя. Осуществлять организацию внутренних совещаний у руководителя. Информировать участников о намечающихся мероприятиях, проводимых руководителем, повестке дня, месте и времени проведения и условиях участия. Обеспечивать явку приглашенных на мероприятия. Решать вопросы технического оснащения мероприятий в пределах своей компетенции. Осуществлять помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов. Участвовать в подготовке аналитических материалов по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента. Документально оформлять решения руководителя. Доводить до сведения работников Департамента поручения руководителя. Осуществлять контроль за исполнением работниками Департамента изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Следить за своевременным рассмотрением конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение. Определять причины несвоевременного выполнения поручений, информировать руководителя о состоянии их исполнения. Вести оперативный учет прохождения документов в Департаменте. Осуществлять визирование документов, подготовленных работниками Департамента, в соответствующих структурных подразделениях Фонда и представлять их на подпись соответствующему должностному лицу Фонда. Фиксировать поручения в системе электронного документооборота. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению деятельности Департамента. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе. Печатать служебные документы и другие материалы, необходимые руководителю. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность. Вести график текущей работы руководителя в программе АРМ ГС. Вести табель учета рабочего времени работников Департамента, заносить в электронную базу данных графики отпусков работников Департамента.