Офис-менеджер

Описание

Обязанности

• Прием посетителей, заказ пропусков;
• Работа с курьерскими службами,
• Сбор информации, подготовка и предоставление руководителю аналитических, информационных, справочных и других отчетов.
• Документооборот, хранение входящей и исходящей корреспонденции. Составление писем, запросов и других документов;
• Прием поступающей корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования или ответов;
• Организация коммуникаций между подразделениями (совещания, конференц-коллы,).
• Ведение личных дел по личной охране;
• Оплата телефонных номеров;
• Ведение базы контактов;
• Ведение данных по страховым организациям;
• Ведение машин Комапнии и Собственника (контроль штрафов, страхование, проверка в ФССП)
• Получение и отправка почтовых писем и корреспонденции по Группе Компаний
• Выполнение копировально-множественных работ;
• Ведение списков поздравлений и Дней Рождений;
• Список сотрудников с контактами;
• Список паролей от компьютеров офиса;
• Выполнение отдельных служебных поручений;
• Согласование счетов и контроль их оплаты;
• Согласование и контроль оплаты коммунальных платежей ;
• Поиск и взаимодействие с подрядными организациями;
• Запрос коммерческих предложений;
• Выполнение административно-хозяйственных функций в офисе (контроль чистоты и поручения уборщице);
• Личные поручения руководителя;
• Контроль отражения актуальной информации на сайте компании;

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы в качестве личного помощника руководителя от 2 лет;
• Презентабельный внешний вид, грамотная устная и письменная речь;
• Опытный пользователь ПК, отличное знание компьютерных программ (пакет MS Office: Excel, Word, PowerPoint, Outlook; 1С);
• Педантичность, исполнительность, доброжелательность, ответственность;
• Самоорганизованность, аккуратность, развитые коммуникативные навыки;
• Стрессоустойчивость, способность работать в режиме многозадачности;
• Развитое эстетическое чувство будет преимуществом.

Условия:

• Работа в стабильной компании;
• Оформление в соответствии с ТК РФ, оплачиваемые отпуска, б/л;
• Комфортабельный офис в центре Москвы;
• Корпоративная мобильная связь;
• График работы 5/2, с 10.00-18.00;
• ДМС после испытательного срока;
• Заработная плата 120000 рублей по результатам собеседования.