Секретарь - удаленный администратор

Описание

Строительная организация ищет в свою дружную команду Секретаря (Администратора) для выполнения простых и четко сформулированных задач УДАЛЕННО. Вознаграждение обсуждается индивидуально (!) согласно возложенным обязанностям (оклад или сдельное)

Основные задачи (секретарь):

- Формирование текстовых документов:
Стенографирование информации в текстовые документы
Оформление документов по письменной и устной инструкции
Подготовка договоров и простых отчетов по шаблону
Редактирование документов по инструкции
Оцифровка физических документов (сканирование)
Пересылка документов по электронной почте.

- Прием звонков на вспомогательный номер компании (не основной):
Сбор контактов и информации
Первичная обработка звонков по инструкции
Базовая консультация по условиям работы компании

- Ведение ежедневников и календарей:
Задачи сотрудников на день неделю
Целевые встречи с заказчиками
Целевые встречи с партнерами
Важные выставки и мероприятия
График offline и online обучения

- Мониторинг корпоративной электронной почты info@, hr@:
Переадресация писем сотрудникам
Перемещение писем в почтовые папки
Сортировка входящей почты
Первичная обработка входящих заявок по инструкции

- Вспомогательные функции:
Сбор и сортировка первичной отчетной документации (товарные чеки накладные)
Подготовка таблиц учета по товарным чекам накладным по шаблону
Оформление и отправка писем посылок
Взаимодействие с курьерскими службами
Удаленный заказ такси для персонала
Составление заданий на площадках формата YouDo по инструкции

Дополнительные задачи (администратор):
- Ведение и формирование баз информации в Excell:
Клиенты в обработке
Клиенты в работе
Списки вакансий на подбор персонала
Базы исполнителей (субподрядчики)
Базы проектировщиков и конструкторов
Базы поставщиков оборудования и услуг
Базы бизнес- партнеров

- Ведение корпоративной системы учета в Trello:
Внесение данных из Мессенджеров (WhatsApp, Telegram)
Внесение данных переданных по e-mail
Внесение данных переданных устно по телефону
Напоминание сотрудникам о поставленных задачах по каналам связи

- Ведение облачного хранилища компании:
Распределение файлов в целевые папки по инструкции
Актуализация состояния профильных папок по запросу
Распределение входящих медиа фалов по папкам
Распределение входящих документов по папкам

Требования:
- Техническая грамотность и высокая степень обучаемости
- Умение работать с современными средствами коммуникации и связи: Смартфон, Планшет и т.п.
- Продвинутый пользователь ПК: MS Windows 7-10, MS Office (Word, Excell, PowerPoint), Adobe Acrobat. (Знание азов Веб-дизайна и верстки, программ редактирования графики и видео будут значимым плюсом)
- Разделение корпоративных и нравственных взглядов компании
- Интеллигентное и представительное поведение в общении
- Развитое чувство ответственности
- Открытость и честность
- (НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО) Проживание в г. Зеленоград или окрестностях либо возможность изредка посещать город. (Наличие личного Автомобиля как плюс)

Условия:
- Работа по четким письменным и устным инструкциям
- Оплата мобильной связи и канала Интернет (при актуальности)
- Помощь в установке профильного программного обеспечения
- Снабжение необходимым методичным материалом
- Сопровождение от технических специалистов